Kom godt i gang
Fra tom konto til en arbejdsdag, der hænger sammen.
Følg rækkefølgen her. Du behøver ikke kunne alt fra starten - men de vigtigste valg om virksomhed, moms, ydelser og regnskab bør være rigtige, før du tager Kontaro i daglig brug.
Udfyld virksomhedens grundoplysninger.
Start med virksomhedens navn, CVR/oplysninger, kontaktdata, regnskabsår og de brugere, der skal have adgang. Opret derefter medarbejdere med profil, arbejdstider og relevante ydelser. Kontaro bruger oplysningerne på tværs af kalender, faktura og regnskab.
Hold rollerne enkle
Giv kun adgang til de områder, medarbejderen har brug for. Bogholder/revisor kan have et andet adgangsniveau end en behandler eller receptionist.
Vælg momsbehandling, før du opretter ydelser.
Kontaro skal kunne håndtere både 25 % moms og momsfri ydelser. Mange behandlere har momsfri behandling, mens andre ydelser i samme virksomhed kan være momspligtige. Vælg den korrekte behandling pr. ydelse.
Få opsætningen kontrolleret
Momsfritagelse og lønsumsafgift afhænger af virksomhedens konkrete aktiviteter og forhold. Få revisor eller anden regnskabskyndig til at godkende den valgte opsætning.
Opret de ydelser kunderne kan booke.
Opret fx "Massage 45 min." med pris, varighed, momsstatus og om ydelsen skal kunne bookes online. Hold navne og priser klare, så de samme oplysninger kan bruges i booking, faktura og regnskab.
Forbind kalender og arbejdstider.
Angiv arbejdstid, pauser, ferie og lukkedage. Forbind derefter den kalenderløsning virksomheden bruger. Hjælpecenteret har særskilte trin for Google, Microsoft, Apple/ICS og CalDAV.
Test booking som en rigtig kunde.
Åbn den offentlige bookingside, vælg en ydelse og gennemfør hele flowet. Test også en intern aftale: vælg en klient eller opret en ny direkte fra kalenderen, vælg medarbejder og tidspunkt, og kontrollér at klienten gemmes i virksomhedens database.
Vælg hvordan betalinger skal registreres.
Kontaro kan registrere kort/Stripe, MobilePay, bankoverførsel, kontant og andre betalinger. Stripe Connect kan tilvælges til kortbetaling, mens øvrige betalingsformer kan registreres manuelt. Test altid i testmiljø før rigtige betalinger.
Kontrollér fakturaopsætningen.
Gennemgå betalingsbetingelser, fakturanummer, moms på fakturalinjer og de oplysninger, kunden skal se. Test hele behandlingsflowet: medarbejderen markerer aftalen som gennemført, Kontaro klargør fakturaen, og virksomheden sender den til kunden før betaling og bogføring.
Gennemgå regnskabets fundament.
Kontoplan, regnskabsår, momsperiode, lønsumsafgift og standardkonti skal være korrekte. Kontaro kan automatisere meget, men den grundlæggende opsætning skal passe til virksomheden.
Tilføj bank og upload det første bilag.
Importer bankposter og upload et testbilag. Kontaro kan foreslå leverandør, land, momsbehandling, beløb og konto, men tvivlstilfælde skal kunne godkendes manuelt.
Test hele kæden, før Kontaro bruges i drift.
Før produktionsstart
- Få moms, momsfritagelse og lønsumsafgift gennemgået af revisor/regnskabskyndig.
- Kontrollér kontoplan, regnskabsår og åbningsbalancer.
- Lav testbooking, testfaktura og testbetaling.
- Kontrollér at bank og bilag lander i den rigtige virksomhed/tenant.
- Kontrollér rapporter og årsoversigt mod kendte testtal.